1. Tous les fournisseurs doivent s’installer dans l’espace qui leur a été attribué par le personnel de l’événement. Un fournisseur ne peut aménager son stand n’importe où. Cette règle vise aussi les fournisseurs qui prennent part à des spectacles lors de l’événement..
2. La fin de semaine des amateurs de chevaux est un événement qui se déroule à l’extérieur, beau temps mauvais temps. Les fournisseurs doivent assurer une présence et maintenir leur stand ouvert au public durant les trois jours de l’événement, de 9 h 30 jusqu’à la fermeture du site. Il incombe à chaque fournisseur de s’assurer que l’installation du stand peut résister à un temps venteux.
3. Tous les stands, tentes et aires d’exposition doivent dégager un charme rustique qui évoque les années 1860 (par opposition à un style moderne). Tout élément moderne doit être dissimulé ou solidement recouvert à l’aide d’un matériau adapté à l’époque. Les poteaux de soutien en bois et en fer forgé sont acceptables. Si cette option est impossible, les fournisseurs doivent envelopper les poteaux dans de la toile de jute, de la tapisserie ou d’autres matériaux d’époque. Les tables doivent également être couvertes ou dotées d’une jupe appropriée.
4. Le personnel du stand doit s’efforcer d’être costumé d’une manière qui rappelle les années 1860, y compris dans le choix des chemisiers, des jupes, des blouses, des pantalons, des chaussures et des coiffures, chapeaux et autres couvre-chefs. Prière d’éviter les vêtements « modernes » comme les espadrilles et les casquettes de baseball. Les jeans, les t-shirts et les chandails en molleton ne sont pas appropriés.
5. Les marchands d’artisanat sont encouragés à vendre des pièces originales et fabriquées à la main. Si cette option est impossible, ils doivent s’assurer de remplir la section appropriée du formulaire de candidature en détaillant leurs produits et leurs origines.
6. Il est absolument interdit de vendre des lames d’acier, des couteaux ou des armes de quelque nature que ce soit sans le consentement écrit préalable de la direction de l’événement.
Le non-respect de cette règle entraînera le renvoi immédiat de l’événement et de tout événement futur organisé sur les sites de la Commission des parcs du Saint-Laurent. Cela entraînera également la perte des frais de location du stand. Aucun remboursement ne sera effectué dans une telle situation.
7. Les fournisseurs de produits alimentaires souhaitant vendre des bouteilles d’eau doivent les acheter au magasin du Village pour les revendre.
8. La coordonnatrice de l’événement peut exiger le retrait d’articles qui n’ont pas été approuvés. Les fournisseurs qui souhaitent vendre des gammes de produits ne figurant pas sur leur formulaire de candidature doivent les faire approuver par la coordonnatrice de l’événement avant de les exposer au public.
Les articles jugés inacceptables (à la seule discrétion de la coordonnatrice de l’événement) comprennent :
- les articles provenant de magasins d’aubaines ou à un dollar, de magasins d’occasion, etc., qui sont revendus à un prix majoré;
- les articles de mauvaise qualité et ne correspondent pas aux normes fixées pour l’événement;
- les articles sans lien aucun avec le thème de l’événement.
9. Les fournisseurs et leur personnel doivent se comporter d’une manière acceptable pour un public familial. Les jurons sont inacceptables.
10. La présence d’animaux de compagnie n’est généralement pas autorisée aux stands des fournisseurs de la fin de semaine des amateurs de chevaux, à moins d’une autorisation obtenue au préalable par écrit; des conditions s’appliquent.
11. Il est interdit de fumer sur le terrain d’Upper Canada Village. (Il n’est permis de fumer que dans les aires de stationnement publiques adjacentes.)
12. Les fournisseurs doivent s’assurer que les déchets sont jetés dans l’une des poubelles sur le site (jamais sur le sol ou autour du stand).
13. Chaque fournisseur est responsable de l’embauche de son personnel, de la collecte et du versement des taxes de vente, de l’obtention des permis d’exploitation requis en Ontario et de tous les autres aspects de la gestion de son stand. Les fournisseurs de produits alimentaires, en particulier, doivent se conformer aux directives d’inspection du Bureau de santé de l’Est de l’Ontario. (Prière d’écrire à SpecialEvents@eohu.ca pour en savoir davantage.)
14. Il incombe à chaque fournisseur de soumettre une preuve de son assurance pour un montant de 2 millions de dollars, ainsi que le souligne la lettre d’entente envoyée à tous les fournisseurs dont la candidature a été approuvée.
15. Tous les véhicules doivent rester à l’extérieur du site et se trouver dans le parc de stationnement désigné 30 minutes avant l’ouverture de l’événement au public. À la fin de chaque jour, les véhicules ne seront autorisés sur le site que lorsque tous les visiteurs auront quitté le parc (et après 17 h 15). Les fournisseurs doivent quitter les lieux au plus tard à 18 h chaque soir.